2.3       Teknologi Informasi Untuk Manajemen

Menurut McLeod dalam Husein dan Amin (2006). Pada dasarnya managjr mengelola lima jenis sumber daya utama, yaitu manusia, material, mesin (termasuk fasilitas dan energy), uang, dan informasi (termasuk data). Kita mengetahui kelima sumber daya ini harus dikelola manajer agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Jika kita klasifikasikan lagi, empat sumber daya yang pertama dapat dilihat secara fisik. Sedangkan sumberdaya terakhir yaitu informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya.

Selain mengelola sumber daya fisik, manajemen juga mengelola sumber daya informasi. Seorang manajer memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian memastikan bahwa orang yang berkompeten dalam organisasilah yang menerima informasi tersebut dan dapat memanfaatkannya. Jika informasi tersebut tidak lagi bermanfaat, manajer membuang informs tersebut dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktifitas tersebut, mulai dari memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.

2.4       Sistem Informasi

Menurut Husein dan Amin (2006) Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.  Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukan perristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi suatu bentuk yang bisa dipahami dan digunakan.

Tiga aktivitas yang terjadi pada sistem informasi adalah input, processing, output. (Lihat Gambar 2.6).

Sumber : Husein (2006)

Gamabr 2.6

Tiga Aktifitas yang Terjadi pada Sistem Informasi

Input adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem informasi. Proccessing adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. Output adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi di mana output tersebut akan digunakan. Informasi dalam hal ini juga membutuhkan umpan balik (feedback) yakni output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepentingan untuk membantu mengevaluasi atau memperbaiki input.

2.3      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dalam sistem informasi manajemen mengandung beberapa gabungan ilmu, yaitu ilmu manajemen, sistem dan informasi. Ketiga ilmu tersebut saling mendukung dalam satu kesatuan dalam membentuk sistem informasi manajemen. Sebagai salah satu cabang ilmu yang terdiri dari beberapa gabungan ilmu, tidak mudah untuk menerapkan sistem informasi manajemen, disamping kompleksitas tersebut tentu saja biaya yang tidak murah.

2.3.1        Definisi SIM

Menururt Jogiyanto (2005) “sistem informasi manajemen (Management Information System) merupakan penerapan system informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen”. Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto( 2008) suatu “SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”. Sedangkan menurut Barry E.Cushing SIM dalam Jogiyanto (2008) “SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mnegolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.  Menurut Frederick H. SIM dalam Jogiyanto (2008) “SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sitem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”. Dari beberapa definisi dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan suatu kumpulan dari hubungan sistem-sistem informasi yang mana akan menghasilkan informasi yang berguna bagi tingkatan manajemen tertentu.

2.3.2        Faktor yang Mempengaruhi SIM

Didalam pengembangan suatu SIM, ada banyak faktor yang mempengaruhi pengembangannya. Faktor-faktor inilah yang nantinya akan menentukan karakteristik SIM yang dibangun misalnya sentralisasi atau desentralisasi, tingkat keamanannya harus ketat ataukah seperlunya saja. Dan lain sebagainya. Suatu system informasi dapat dipandang sebagai suatu system yang terdiri atas 6 blok pembentukan dan yang pengembangannya dipengaruhi oleh 10 faktor (menurut Bruch dan Grunidsk dalam Nugroho, 2008). Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut adalah :

1.      Integrasi

Pengembangan system harus mempertimbangkan tingkat integrasi yang sesuai bagi organisasi yang membutuhkannya. Ada dua jenis tingkat integrasi yang bisa digunakan sebagai patokan, yaitu

a.       Sistem yang tergandeng erat. Sistem yang basis datanya terkoneksi erat. Contoh: sistem penjualan. Ketika data transaksi penjualan direkam maka data stok barang berkurang sesuai transaksi.

b.      Sistem yang tergandeng lunak. Sistem yang antara basis datanya tergandeng tidak erat, melainkan lunak. Contoh: Sistem akuntansi buku besar. Ketika data-data transaksi direkam, sebaiknya proses yang dilakukan proses merekam transaksi saja. Karena jika dilakukan proses update pada buku besar tiap transaksi maka memakan waktu lama. Sehingga pengaupdatean dilakukan dalam satu hari.

2.      Format tatap muka layar tampilan (user interface)

Format tatap muka layar tampil harus dibuat yang baik agar nyaman dan mudah digunakan. Tapi perlu diperhitungkan pemakaiannya. Apabila pemakainya adalah manajemen tingkat atas, maka format layar tampilan yang lengkap pilihannya dan cepat waktu tanggapannya (response time) adalah yang dikehendaki.

3.      Kekuatan competitor

Apabila competitor organisasi sudah menerapkan SIM yang canggih tentu daja sebaiknya SIM yang dikembangkan tidak kalah modern dengan para pesaingnya.

4.      Kualitas informasi yang di kehendaki

Derajat kebutuhan kualitas yang dikehendaki tiap organisasi berbeda sesuai dengan sifat organsisai tersebut. Contoh: universitas dan rumah sakit berbeda. Dalam universitas dibutuhkan keandalan dan ketelitian tinggi dalam merekam nilai-nilai mahasiswa, dan rumah sakit ibu dan anak membutuhkan ketelitian secukupnya untuk merekam data-data berat badan, panjang bayi/anak yang di periksa.

5.      Kebutuhan sistem

Dalam aspek sistem ada 6 faktor yang perlu diperitmbangkan di dalam pembuatan SIM, yaitu :

a.       Realiabilitas sistem. Kemampuan terus-menerus memberikan hasil yang sama apabila sistem melakukan proses pengulangan.

b.      Kemudahan (available). Pemakai tidak mengalami banyak kesulitan untuk mengakses system.

c.       Keluwesan (flexibility). Sistem mudah diubah jika deperlukan.

d.      Jadwal instalasi. Jarak antara ketika SIM diputuskan untuk dipasang sampai dengan SIM mulai dapat dipakai.

e.       Harapan umur sistem. Perhitungkan berapa lama SIM dapat digunakan sebelum tuntutan untuk diubah karena kebutuhan.

f.       Kemudahan dipelihara.

6.      Pengolahan data

Dari aspek pengolahan data setidaknya ada 2 hal yang harus dipertimbangkan yaitu volume yang diolah (banyak sedikitnya data), dan kecepatan komputasi yang dibutuhkan .

7.      Faktor organisasi

Ada 4 aspek organisasi yang harus diperhitungkan karena turut mempengaruhi perancangan SIM, yaitu jenis organisasi, model organisasi, ukuran,dan gaya manjemen di suatu organisasi.

8.      Kebutuhan untung rugi organisasi

Orgnaisasi berupa perusahaan yang bersifat profit oriented akan berbeda dengan organisasi birokrasi pemerintah yang bersifat pelayanan kepada masyarakat sehingga tidak memikirkan untung rugi.

9.      Faktor manusia

Perusahaan yang berbeda bidang bisnisnya memiliki kualifikasi yang berbeda. Faktor SDM ini mempengaruhi kecanggihan model SIM.

10.  Masalah hukum

Saat menggunakan perangkat, diperhatikan pula masalah hukum yang berkaitan dengan hak cipta.

2.3.3        Peran SIM Dalam Kegiatan Manajemen

Menurut Sutama (2003) aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajemen. Pada kegiatan manajemen, dimana manajer akan melakukan 3 macam proses dalam memanfaatkan sumberdaya ( manusia, material, modal dan informasi ) yaitu planning, controling, dan pengambilan keputusan. Maka SIM dalam kegiatan manajemen yang baik tentu juga harus mampu memberikan dukungan pada :

1. Proses Perencanaan
2. Proses Pengendalian
3. Proses Pengambilan Keputusan

2.3.3.1  Proses Perencanaan

Rencana merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu, merupakan penggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan.Suatu organisasi pada tiap tingkatan mempunyai rencana yang berbeda, SIM yang dikembangkan mampu mendukung setiap kebutuhan itu. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data, masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.

Tabel 2.3

Dukungan SIM pada Proses Perencanaan

Kebutuhan	Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan	Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu computer
Data masukan	Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis
Manipulasi model	Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi

Sumber : Sutama (2003)

Diihat dari tabel 2.4 bahwa dalam kebutuhan untuk model perencanaan, sistem informasi memberikan tiga dukungan yaitu berupa dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model, data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan, serta suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu computer. Dalam kebutuhan data masukan sistem informasi memberikan dukungan yaitu data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis. Sedangkan dalam kebutuhan manipulasi model sistem informasi memberikan dua dukungan yaitu penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model dan manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.

2.3.3.2  Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk pengendalian suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman. Ukuran prestasi dijadikan sebagai standar prestasi. Dukungan SIM adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Dukungan mencakup:

1.      Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

2.      Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

3.      Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

2.3.3.3  Proses Pengambilan Keputusan

Sebenarnya keputusan hanya akan dibuat oleh manusia, komputer hanya akan membantu memberikan dukungan dengan memberikan data-data/informasi-informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan sehingga ada sebagian keputusan yang dapat diprogramkan dan ada sebagian lain yang tidak dapat diprogramkan. Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas. Sedangkan keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya terdapat tiga unsur dalam pembuatan keputusan yaitu:

1. Data

2. Model atau prosedur keputusan

3. Pembuat keputusan

Pembuatan keputusan dapat diperbaiki dengan dukungan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, dan pembuat keputusan yang lebih terampil dan berpengalaman. Ciri-ciri keputusan terprogram dan tidak terprogram dapat dilihat dalam tabel 2.4.

Tabel 2.4

Ciri-ciri Keputusan Terprogram dan Tidak Terprogram

Keputusan terprogram	Keputusan tidak terprogram
Untuk kejadian berulang-ulang	Kadang-kadang terjadi
Aturan keputusan dapat dirumuskan dengan rinci dan jelas	Unik dan perlu analisis baru untuk setiap kejadian
Aturan keputusan atau algoritma untuk bawahan	Untuk keputusan manajemen tingkat atas

Sumber : Sutama (2003)

2.3.1        Metode Pengembangan SIM

Metode pengembangan sistem meruapakan bagian yang cukup penting dalam penyudunan rancangan sistem informasi manajemen. Karena dengan dipilihnya metode maka kita mengikuti  perencanaan penyusunan jadwal, staffing proyek, biaya dan lain-lain. Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengembangan SIM yaitu :

1.6.4.1  Pengembangan SIM Dengan Pendekatan Tradisional.

                        Dalam Husein dan Amin (2006) dijelaskan ”pendekatan sistem secara tradisional dimana profesional sistem dalam kelompok sistem tersentraisasi atau desentralsasi akan mengikuti siklus hidup pengembanngan sistem (System Development Life Cycle /SDLC)”. Mzirwan (2009) mengatakan Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem, merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan & pembangunan sistem serta delivering-nya kepada pengguna. Secara umum, tahapan SDLC meliputi proses perencanaan, analisis, desain dan implementasi (lihat gambar 2.7).

Umpan Balik (feedback)

STAKEHOLDERS

PESAING

PEMERINTAH

Sumber : Mazirwan (2009)

Gambar 2.7

Metode SDLC

a.       Planning
Proses perencanaan biasanya lebih menekankan pada alasan mengapa sebuah sistem harus dibuat.

b.      Analysis
Tahapan perencanaan ini kemudian dilanjutkan dengan proses analisis yang lebih menekankan pada siapa, apa, kapan dan dimana sebuah sistem akan dibuat.

c.       Design
Sedangkan pada proses desain lebih menekankan kepada bagaimana sistem akan berjalan

d.      Implementation
Tahap terakhir dilanjutkan dengan fase implementasi yaitu proses delivery-nya kepada pengguna.

2.6.4.2  Pengembangan SIM Dengan Pendekatan Alternatif.

Dalam Husein dan Amin (2006) berpendapat bahwa Pengembangan sistem dengan cara tradisional sebelumnya didasarkan pada anggapan bahwa rancangan dan pemrograman sistem memerlukan biaya mahal dan watu yang lama, sehingga kebutuhan atau sistem apa yang diinginkan harus ditentukan secara lengkap sebelum memulai perancangan dan pemrograman sistem. Sekali racangan kebutuhan sistem disetujui, maka tidak dapat dubah tanpa membatalkan ssitem dan jika hal itu terjadi dengan sendirinya biaya akan meningkat. Beberapa pendekatan alternatif dalam pembuatan sistem dengan pendekatan alternatif yaitu prototyping, pembelian paket software aplikasi, dan outsourcing.

1.      Prototyping

Menurut Husein dan Amin (2006) proses prototyping sistem membutuhkan bebrapa pembuat sistem yang memiliki kecakapan teknis dalam membuat dan memodifikasi sistem secara cepat dengan dibantu oleh software yang ada. Di samping itu juga dibutuhkan pengguna sistem yang mau bekerja secara intensif dengan sistem yang baru dibuat dan menentukan sistem mana yang layak dijalankan untuk organisasi. Lihat gambar 2. Adalah konsep dasar pengembangan sistem dengan prototyping.